Was ist eine Checkliste für die Risikoanalyse vom Projekt?
Bei einer Risikoanalyse von einem Projekt werden alle identifizierten Projektrisiken ausgewertet. Projektmanager*innen können dadurch Risiken mit hoher Priorität effizient Ressourcen zuweisen. Außerdem bildet die Risikoanalyse im Projekt die Grundlage für die Erstellung eines Plans zur Risikominderung. Durch die routinemäßige Durchführung einer Risikoanalyse wird zudem sichergestellt, dass das Projekt effizient und erfolgreich durchgeführt wird.
Wenn du eine Checkliste für die Risikoanalyse im Projekt einsetzt, deckst du Risiken leichter auf und kannst frühzeitig auf sie reagieren. In einer Checkliste lassen sich alle Schlüsselfaktoren, die überprüft werden müssen festhalten, strukturiert und übersichtlich nach Themenbereichen festhalten. Hast du diese überprüft, kannst du anschließend die Risiken auswerten und sofort Gegenmaßnahmen in die Wege leiten. In diese Checkliste für die Risikoanalyse fließen immer wieder neue Erfahrungswerte, so dass diese bei jeder Anwendung optimiert werden können.
Warum eine Risikoanalyse im Projekt nicht fehlen sollte
Risiken lassen sich bei der Umsetzung eines Projekts nicht vermeiden, aber ihr Gefahrenpotenzial lässt sich ermitteln. Eine Risikoanalyse zeigt eindeutig wie gefährlich ein Risiko für das Projekt und Unternehmen werden kann und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass es eintritt. Wenn Risiken, deren Folgen und Eintrittswahrscheinlichkeiten bekannt und beziffert sind, kann das Management gezielt Schutzmaßnahmen auswählen und diese in die Projektplanung einfließen lassen.
Risiken in einem Projekt durch eine Risikoanalyse zu beurteilen und zu überwachen, soll das Projekt in eine risikoärmere Richtung lenken. Dafür muss aber Transparenz für Management und Fachbereiche geschaffen werden. Durch die Risikoanalyse erhalten sie die notwendige Transparenz, Entscheidungsprozesse zu verallgemeinern und zu optimieren und somit Risiken zu senken.
Risiken in einem Projekt sind nichts statisches. Sie können sich im Verlauf eines Projekts verändern, hinzukommen oder wegfallen. Dadurch beeinflussen sie maßgeblich den Erfolg des Projekts. Deshalb muss eine Risikoanalyse während eines Projekts mehrmals durchgeführt werden, um den notwendigen Handlungsbedarf zu ermitteln und ein konstantes Sicherheitsniveau zu schaffen.
Die Risikoanalyse als Baustein im Projektrisikomanagement
Die Risikoanalyse ist nur ein Baustein im Risikomanagement von Projekten. Ohne die anderen Bausteine ist die Risikoanalyse in einem Projekt nicht nur schwierig, sondern auch wenig effizient.
Wenn du beispielsweise die Risikoidentifikation vernachlässigst, kann das dazu führen, dass weniger wichtige Risiken in die Risikoanalyse einbezogen werden. Die Konzentration auf Risiken, die das Projekt kaum negativ beeinflussen, kostet nicht nur Ressourcen, sondern führt auch dazu, dass dringende Risiken unter Umständen unerkannt bleiben.
Wichtig ist es auch, nach der ersten Risikoanalyse ein Risikoüberwachungssystem einzurichten. Ohne ein Monitoring wirst du nicht darüber in Kenntnis gesetzt, wenn ein Risiko auftaucht und hast keine Chance es zu mindern.
Projektrisiken richtig auswerten
Damit dein Projekt ein Erfolg wird, ist es wichtig, die Projektrisiken regelmäßig zu bewerten. Dafür solltest du wissen, wie man Risiken richtig bewertet. Die folgenden Schritte zeigen dir, wie du am besten bei der Bewertung der Risiken aus der Risikoanalyse vorgehst:
Schritt 1: Arbeite mit dem, was du hast
Kategorisiere zunächste deine identifizierten Risiken in erwartete und potenzielle Risiken ein. Erwartete Risiken sind diejenigen, die schon im Verlauf vorheriger Projekte aufgetreten sind. Potenzielle Risiken können auftreten, aber die Wahrscheinlichkeit ist vergleichsweise gering.
Im nächsten Schritt bewertest du die erwarteten Risiken nach der Einteilung kritisches oder komfortables Risiko. Wenn ausreichend Ressourcen vorhanden sind, um das Risiko zu bekämpfen, handelt es sich um ein komfortables Risiko. Wenn dies nicht der Fall ist, handelt es sich um ein kritisches Risiko. Diesen Prozess wiederholst du für die potenziellen Risiken.
Zum Schluss ermittelst du für jedes Risiko, zu welchem Zeitpunkt im Projekt es auftreten könnte, wer davon betroffen ist und welche Auswirkungen es auf die Projektergebnisse hat. Im Anschluss erstellst du einen umfassenden Plan zur Risikominderung, der alle Risiken abdeckt.
Schritt 2: Bereite dich auf das Unerwartete vor
Auch die beste Risikoanalyse kann nicht alle Risiken berücksichtigen. Deshalb musst du Spielraum schaffen für nicht identifizierte Risiken oder Risiken, die du vor diesem Projekt nicht kanntest. Da es schwierig ist, sich auf etwas vorzubereiten, wovon man nichts weiß, empfiehlt es sich, sehr allgemein gehaltene Notfallpläne zu erstellen. Diese kannst du dann an die verschiedenen Arten von Risiken anpassen und anwenden.
Schritt 3: Stelle sicher, dass jeder weiß, was er tut
Transparenz ist wichtig, um Risiken effizient zu bekämpfen. Schule deine Mitarbeiter*innen darin, was sie tun müssen, wenn Risiken auftreten und wie sie mit Notfallplänen umgehen sollen. Mit der Risikoüberwachung können auch nur einzelne Teammitglieder betraut werden.
Schritt 4: Passe dich schnell an
Während des gesamten Projekts solltest du auf weiterhin mögliche Risiken achten. Motiviere Mitarbeiter*innen dazu, dich auf Risiken Aufmerksam zu machen. Selbst die erfahrensten Projektmanager*innen können bei der Risikoidentifikation oder sogar während des Projekts wichtige Risiken übersehen. Außerdem können unterschiedliche Sichtweisen auf Risiken eine große Hilfe für das Projektrisikomanagement sein.
Schritt 5: Zeichne auf, was du gelernt hast
Die Risikoanalyse eines Projekts ist ein dynamischer Prozess, deshalb müssen die Risikoidentifikation, die Risikominderung und die Risikoüberwachung immer wieder neu bewertet werden. Deshalb solltest du nach jeder Risikoanalyse notieren, was funktioniert hat und was nicht. Außerdem kannst du ein Einschätzung darüber geben, was getan werden muss, um die Risikoanalyse beim nächsten Mal effektiver zu gestalten.
Der Nutzen digitaler Checklisten für die Risikoanalyse
Der Einsatz von Checklisten für die Risikoanalyse im Projekt ist ein praktisches, kostengünstiges Werkzeug. Gerade bei sich wiederholenden Arbeitsvorgängen machen Checklisten Sinn. Wenn du immer Projekte in einer bestimmten Branchen durchführst, kannst du deine Erfahrungen aus vorherigen Projekten in neue für die Risikoanalyse-Checklisten einfließen lassen. Checklisten sind ein mächtiges Mittel gegen Risiken und für mehr Qualität.
Im traditionellen Sinne sind Checklisten aus Papier, aber das muss nicht sein. Der Umstieg auf eine digitale Lösung wie Lumiform lohnt sich im Projektmanagement. Digitale Checklisten kannst du leicht bearbeiten, aktualisieren und mit einer großen Gruppe von Personen teilen. Außerdem musst deine keine Ordner oder Mappen mehr herumgetragen. Alle Checklisten zur Risikoanalyse vom Projekt und ihre Ergebnisse kannst du jederzeit und überall über ein Smartphone oder Tablet aufgerufen werden.
Nutze diese Vorteile von digitalen Checklisten für die Risikoanalyse in deinem Projekt:
- Starte sofort digital durch, indem du aus der Lumiform Vorlagenbibliothek eine Checkliste für Risikoanalysen herunterlädst.
- Konfiguriere die Vorlage dank des innovativen Formular-Baukasten in wenigen Sekunden oder erstelle deine erste Checkliste von Grund auf neu.
- Füge deiner Risikoanalyse, wenn notwendig, sofort Fotos und Anmerkungen hinzu.
- Verschicke umgehend einen Bericht mit den Ergebnissen an das Team und Stakeholder – alles automatisch generiert.
- Analysiere die Ergebnisse aus deiner Risikoanalyse in der Desktop-Software und vergleiche die Ergebnisse aufeinanderfolgenden Risikoanalysen.